Asistencia al viajero para empresas, grupos y equipos de trabajo
Cómo organizar la asistencia de personas que viajan por trabajo, una gira, un evento o una producción.
En este artículo
Cuando un grupo de personas viaja por trabajo, una gira artística, un evento deportivo o una producción, la asistencia al viajero deja de ser una decisión individual. Aparece un coordinador, un responsable operativo y una serie de datos que conviene reunir antes de partir.
Un grupo comparte el itinerario, no las mismas necesidades
- Edades de los integrantes
- Destinos y escalas
- Duración total del viaje
- Actividades previstas
- Antecedentes médicos declarados
- Roles operativos y responsabilidades
- Extensiones personales al finalizar el trabajo
Información que conviene reunir
- Nómina completa del grupo
- Documentos de identidad y pasaportes
- Fechas de nacimiento
- Destinos y escalas
- Fechas de ida y regreso
- Contactos de emergencia
- Actividades específicas previstas
- Extensiones personales del itinerario
- Responsable del grupo
Qué revisar en una asistencia
- Prestaciones médicas incluidas
- Límites por evento y por persona
- Ámbito geográfico
- Condiciones preexistentes según producto
- Repatriación
- Medicación prescripta
- Demoras y cancelaciones
- Equipaje
- Deportes o actividades especiales
- Canales de atención
Viajes corporativos y producciones
- Equipos técnicos de una producción
- Ejecutivos en viajes corporativos
- Giras artísticas o musicales
- Eventos y congresos
- Rodajes internacionales
- Grupos deportivos o delegaciones
Gestión del grupo
- Crear un documento centralizado con toda la información
- Definir un responsable de contacto en destino
- Distribuir credenciales o comprobantes accesibles
- Establecer un canal claro de emergencias
- Definir un protocolo interno mínimo
- Comunicar rápido cualquier cambio de itinerario
Con destino, fechas y nómina podemos analizar la asistencia adecuada.
Errores frecuentes
- Comprar planes individuales sin revisar diferencias
- Omitir actividades laborales o deportivas
- No revisar límites de edad de cada plan
- No comunicar extensiones personales
- No designar un responsable operativo
- Confiar en las coberturas de una tarjeta de crédito sin verificar condiciones
Preguntas frecuentes
¿Todos los integrantes deben tener el mismo plan?
No siempre. Puede haber diferencias por edad, actividad y destino.
¿Puede agregarse una persona después?
Puede analizarse según el producto contratado y la fecha del alta.
¿Qué sucede si alguien extiende el viaje?
Debe comunicarse cuanto antes para evaluar la extensión de la cobertura.
¿Las actividades laborales están incluidas?
Deben declararse. Cada producto contempla determinadas actividades.
¿Puede contratarse para grupos grandes?
Sí. Los grupos numerosos suelen requerir análisis específico.
¿Cómo se gestiona una emergencia?
A través de los canales de atención de la compañía. Conviene tener el contacto disponible antes de partir.